In unseren Vorankündigungen bzw. News bin ich bereits auf den Vortrag „You want to act digitally? Then there´s no way around Strategic Workforce Planning!“ eingegangen. Warum ist die Strategische Personalplanung mit Blick auf Digital Finance so wichtig? Welche Rolle spielen Geschäftsmodell, Strategie und Prozesse? Wofür wird die HeatMap und das Pipeline-Readiness-Chart angewandt?

Der zunehmende Fachkräftemangel und knappe Personaldecken führen dazu, dass die Bedeutung der strategischen Personalplanung auch im Finanzbereich der Unternehmen steigt. Hierauf bin ich bereits mehrfach in diesem Corporate Blog eingegangen; zum letzten Mal, als ich über die Fachtagung am 14.-15. November 2019 berichtete.

Zwei Vorarbeiten sind wichtig

Geschäftsmodell / Strategie: Damit Unternehmen es schaffen, einen echten Nutzen für ihre Zielgruppen/-segmente zu generieren, hat Alex Osterwalder das Value Proposition Canvas entwickelt. Dieses besteht aus der sogenannten Value Map (Nutzenversprechen) und dem Kundenprofil (Zielgruppen/-segmente). Besteht bereits ein Produkt oder eine Dienstleistung, setzt man auf das Push-Verfahren. Das bedeutet, dass man mit dem Nutzenversprechen anfängt und versucht, das passende Kundenprofil zu erstellen. Das Pull-Verfahren nutzt man, wenn man ein bestimmtes Zielgruppensegment hat und eine Lösung für die Aufgabe erarbeiten möchte.

Wichtige Leitfragen sind:

  • Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Unternehmen und deren Finanzbereich?
  • Welche Initiativen und Hemmnisse im Hinblick auf die Digitalisierung existieren im Finanzbereich?
  • Gibt es eine Digitalisierungsstrategie für Unternehmen und deren Finanzbereich?

Prozesse: Die Automatisierung – v.a. in Rechnungswesen/Buchhaltung, Daten-Management, Controlling und Treasury/Cash-Management – wird die Abläufe im Finanzbereich radikal vereinfachen und personelle Ressourcen freisetzen. Blockchain-Technologien werden immer tiefer in Finanzoperationen eingebettet werden.

Aktuelle Veränderungen im Finanzbereich sind:

  • Die Integration von Financial- und Management Accounting wird zunehmen.
  • Accounting Software ist hochgradig automatisiert und ersetzt manuelle Buchhaltung.
  • Transaktionale Finanzprozesse werden mittels „Robotic Process Automation (RPA)“ massiv automatisiert.

Aus diesen Vorarbeiten lassen sich wichtige Erkenntnisse für Belegschaftssegmente sowie Kompetenzen & Qualifikationen gewinnen. Nachfolgende Präsentation geht darauf im Überblick ein:


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Drei Kernmodule sind für das Finanzwesen von Bedeutung

Kompetenzen & Qualifikationen, die von Finanzfachleuten gefordert werden, werden sich dramatisch ändern, da neue Kombinationen von Technologie und menschlichen Arbeitskräften den Arbeitsplatz durchdringen.
Computer werden routinemäßige Anfragen bearbeiten, wodurch Finance – dasselbe gilt für HR – die Möglichkeit erhält, pro-aktiver zu agieren. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit der Vorbereitung von Daten für die Analyse und mehr Zeit mit neuen Erkenntnisgewinnen.
Die Finanzabteilung – auch das eint sie mit HR – setzt auf Datenwissenschaftler (data scientists) und Datenprofis, die automatisierte Berichte, Prognosen und End-to-End-Prozesse entwickeln und ausführen können. Diese werden mit traditionellen Geschäftsanalysten zusammenarbeiten, um Informationen und Einblicke in Echtzeit für Finanzkunden bereitzustellen. Durch künstliche Intelligenz erweitert, bieten sie fundiertes Lernen und Mustererkennung, die die Fähigkeiten des Menschen eigenständig erweitern.
Jede Finanzorganisation benötigt wenigstens einen Data Evangelist; der mit Leidenschaft und Schlagkraft eine kontinuierliche Datenverbesserung vorantreibt.
Datenexpertise, Business-Analyse und Storytelling werden wichtiger werden. Der Arbeitsplatz der Finance 2025 wird ein visuell geprägtes Interface haben. Mitarbeiter werden Neues probieren und Wege beschreiten, die für manchen CFO ein Umdenken bedeuten werden.

HeatMap & Pipeline-Readiness-Chart: Die Verwendung der HeatMap im Rahmen des Risikomanagements wurde initiiert durch das im Jahr 1998 eingeführte Gesetz zur Kontrolle und Transparenz in Unternehmen (KonTraG). Dieses fordert von Unternehmen, „geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden” (§ 91 Abs. 2 AktG).
Bezogen auf Personalrisiken geht es darum, Kompetenzlücken – die Abweichung zwischen Ist- und Soll-Kompetenz – i.d.R. auf Ebene Jobprofil in einem Diagramm mit den drei Ampelfarben zu visualisieren; von grün (keine Kompetenzlücke) bis rot (große Kompetenzlücke). Die HeatMap dient also als Frühwarnsystem für Personalrisiken und mündet in das Pipeline-Readiness-Chart.

Dieses Chart – vgl. auch Praxisbeispiel ENTEGA AG – weist auf Ebene einer Jobfamilie aus, wie hoch die strategische Lücke eingeschätzt wird (Input aus der HeatMap), wie sich die interne Pipeline in den nächsten 5 bis 7 Jahren darstellt und wie hoch die externe Verfügbarkeit auf dem relevanten Arbeitsmarkt ist.

Talentstrategien resp. Aktionspläne: Die Qualität dieser Pläne, also der operativen Maßnahmen, hängt wesentlich von den vorab skizzierten Modulen und Tätigkeiten ab. Im Wesentlichen geht es dabei um die Rekrutierung, die Personalentwicklung, das Mitarbeiter Engagement, die Mitarbeiterbindung, die zeitweise Einbindung externer Ressourcen, sowie um die Überprüfung der Strategie (vgl. Harvard-Ansatz im Personalwesen). Detaillierter bin ich auf Talentstrategien resp. Aktionspläne im Blogbeitrag „Wann kommt „strategic HR“ und schließt die Evidenzlücke?“ eingegangen.

Fazit

Mit Blick auf sich eintrübende konjunkturelle Aussichten setzen die CFOs neben Shared Services und der Bündelung von Aufgaben in regionalen Hubs verstärkt auf Prozessautomatisierung. In diesem Zusammenhang wollen die CFOs auch im Falle eines wirtschaftlichen Abschwungs an ihren Digitalisierungsstrategien festhalten; diese beinhalten z.B. Cloud-Technologien, Robotics, künstliche Intelligenz, sowie digitale Workflow- und Analysesysteme – bis hin zu Predictive Analytics.

Routinejobs sind bald Vergangenheit. Selbstlernende Systeme können schon heute ihre Aufgaben genauer und schneller verrichten als der Mensch. Beschäftigte im Finanzwesen werden so von Routinetätigkeiten entlastet. Sie gewinnen stattdessen Zeit, um besser Entscheidungen vorzubereiten und zu treffen, Abläufe zu planen und zu optimieren sowie ihre Ressourcen sinnvoller einzusetzen.

Personalplanung sollte nicht nur als Prozess betrachtet werden. Es ist – wie die Digitale Transformation – auch eine Denkweise, die Denk- und Analysegewohnheiten beinhaltet. In diesem Sinne kann das Verstehen der Personalplanung und das Einüben der einfachsten Techniken allen Personalfachleuten und Vorgesetzten helfen, Ressourcenprobleme effektiver anzugehen.

Für die im Beitrag skizzierten Jobprofile mit strategischen Kompetenzen und Qualifikationen erwarten wir aufgrund des Fachkräftemangels ansteigende Kosten im Recruiting, einen stärkeren Fokus auf Employer Branding, einen Druck auf Lohnniveaus und damit auch auf die Produktivität.

Wenige Unternehmen versuchen bisher, neue Talent-Pools zu nutzen. Neue Service-Delivery-Modelle werden entstehen, wenn sich Roboter und Algorithmen einer vielfältigeren Belegschaft im Finanzbereich anschließen – denken Sie an die Integration von Freiberuflern, Gig-Workern und Crowdworkern.

Diejenigen, die offen für Lernen und Entwicklung sind, werden die größten Chancen für berufliche und persönliche Weiterentwicklung haben.

Mit Workforce Analytics können Schlüsselkonzepte der Belegschaft, wie Leistung, Wohlbefinden, Produktivität und Innovation, evaluiert und dokumentiert werden. Dies ermöglicht wiederum effektivere evidenzbasierte Entscheidungen durch strategische Geschäftsfunktionen.